Viele Unternehmen sorgen sich vor den Herausforderungen der digitalen Transformation. Dabei sind die ersten Schritte sehr einfach, mit geringem Zeit- und Kostenaufwand umzusetzen und sofort produktivitätssteigernd wirksam. Ein Beispiel dafür ist die elektronische Signatur.
Was ist eine elektronische Signatur?
Eine elektronische Signatur dient zur digitalen Unterzeichnung von Dokumenten. Die Technologie ermöglicht es involvierten Personen, mit geringem Zeitaufwand und dennoch mit ausreichender Rechtswirkung ihr Einverständnis zum Inhalt eines Dokuments zu erklären.
Die Technik der elektronischen Signatur basiert auf zwei Algorithmen: Einem Hashing-Algorithmus und einem asymmetrischen Verschlüsselungsalgorithmus. Zum Einsatz kommen private und öffentliche Schlüssel.
In der Praxis erfordert eine elektronische Signatur nur wenige Klicks. Dahinter steht jedoch ein mehrstufiger Prozess. Im ersten Schritt berechnet der Absender eines Dokuments dessen Hashwert mithilfe des Hashing-Algorithmus. Diesen Wert verschlüsselt er anschließend mit dem asymmetrischen Verschlüsselungsalgorithmus – einem persönlichen Schlüssel. Anschließend fügt der Absender ein Zertifikat zu seiner Identifikation zum Dokument hinzu und versendet es.
Der Empfänger wiederum geht den umgekehrten Weg. Er berechnet den Hashwert des empfangenen Dokuments, nutzt das Zertifikat zur Identifikation des öffentlichen Schlüssels und berechnet mit diesem öffentliche Schlüssel einen zweiten Hashwert.
Nun vergleicht er die beiden Hashwerte miteinander. Stimmen sie überein, ist das Dokument echt. Das bedeutet, dass das Dokument tatsächlich von der angegebenen Personen signiert und nach der Signatur nicht verändert wurde.
Denn darum geht es: Die elektronische Signatur sichert die Integrität von Dokumenten. Zum einen lässt sich nachvollziehen, ob die angegebene Person tatsächlich eine Unterschrift geleistet hat. Zum anderen würden zwischenzeitlich Änderungen am Dokument durch nicht übereinstimmende Hashwerte auffallen.
Es geht trotz des Verschlüsselungsalgorithmus nicht darum, Dokumente vor den Blicken Dritter zu schützen. Dazu dienen andere Verfahren.
Welche Vorteile bietet eine elektronische Signatur?
Die elektronische Signatur bietet erkennbar eine Reihe von Vorteilen. Insbesondere lassen sich Prozesse beschleunigen und Kosten senken.
Wie werden Dokumente in analog arbeitenden Unternehmen signiert und weitergereicht? In der Praxis kommt es meistens zu einem Ausdruck und anschließend zu einer manuellen Unterschrift. Danach wird das manuelle signierte Dokument eingescannt und via E-Mail an andere Personen versendet.
Mit elektronischen Signaturen lässt sich dieser Zeitaufwand drastisch senken. Anwender müssen lediglich ein signiertes Dokument in eine spezielle Software hochladen und können es mit einem Klick signieren. Durch einen geschützten Zugang zum Account wird die Identität der unterzeichnenden Personen sichergestellt.
Auch ein Workflow lässt sich leicht einrichten. So kann etwa ein Teammitglied ein Dokument an den Teamleiter senden, um es unterzeichnen zu lassen. Alle anderen Teammitglieder werden informiert, sobald der Teamleiter die Unterschrift geleistet hat – und können dann zum Beispiel mit einem Vorgang beginnen.
Die Implementierung ist einfach und budgetschonend
Die Implementierung der elektronischen Signatur in Unternehmen ist sehr einfach und erfordert keine hohen Investitionen. Notwendig ist lediglich ein Abonnement der entsprechenden Software.
Unternehmen können digitale Signaturen nicht selbst entwickeln. Damit die geleisteten Unterschriften rechtssicher sind, muss spezielle Signatursoftware von zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern zum Einsatz kommen.
Die Kosten bestehen in der Regel aus einer monatlichen Rate, in der eine bestimmte Anzahl an Unterschriften inkludiert ist. Dadurch können Unternehmen aller Größen die elektronische Signatur ohne hohen Einmalaufwand einsetzen. Den Kosten für das Abonnement stehen Einsparungen bei Arbeitszeit (durch schnellere Unterschriftsprozesse) und bei der Dokumentenarchivierung gegenüber. Diese wird durch die Digitalisierung von Dokumenten deutlich vereinfacht.
Schnellere Prozesse steigern Produktivität und Umsätze
Schnellere Prozesse steigern nicht nur die Produktivität, sondern auch die Umsätze. Insbesondere Vertriebsteams kennen die Problematik: Ist ein Kunde zum Abschluss bereit, gibt es keine Zeit zu verlieren.
Können notwendigen Dokumente wie Angebote und Verträge einem abschlussbereiten Kunden schnell und rechtssicher zur Unterschrift zur Verfügung gestellt werden, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses deutlich.
Je mehr Zeit zwischen dem finalen positiven Gespräch zwischen Vertrieb und Kunde und der Übersendung der Dokumente vergeht, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit eines Absprungs.
Elektronische Signaturen sind nicht neu
Im Zuge der Corona Pandemie sind viele Unternehmen erstmals mit elektronischen Signaturen in Berührung gekommen. Neu ist die Technologie jedoch nicht. Bereits in den 90er Jahren wurde in Deutschland das Signaturgesetz verabschiedet.
Dieses ist mittlerweile nicht mehr in Kraft. Es wurde durch das Vertrauensdienstegesetz und die Vertrauensdiensteverordnung auf nationaler Ebene ersetzt. Auf europäischer Ebene gilt zudem die eIDAS Verordnung. Diese gilt im gesamten EWR und regelt neben elektronischen Signaturen auch elektronische Siegel und Zeitstempel, Zertifikate für die Website Authentifizierung, Dienste für elektronische Einschreiben sowie weitere Vertrauensdienste.
Einfacher Start in die Digitalisierung durch hohe Akzeptanz
Elektronische Signaturen werden durch Mitarbeiter in der Regel sehr gut akzeptiert. Grund dafür ist die einfache und anwenderfreundliche Benutzung der Software, die keinerlei besondere Kenntnisse erfordert, dafür aber lästige und repetitive Tätigkeiten erspart. Für den Einstieg in die Digitalisierung sind elektronische Signaturen deshalb bestens geeignet.
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